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O que é ERP e para que serve?

O que é ERP e para que serve?

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Os sistemas ERP (em inglês Enterprise Resource Planning) são a grande aposta de empresas que estão crescendo e expandindo seus negócios. A finalidade do ERP, como a própria sigla diz, é tanto gerenciar, como planejar as ações de uma empresa através da integração de setores e suas informações. Com a grande competitividade do mercado e o estouro da crise, automatizar os processos empresariais passa a ser agora, além de uma grande oportunidade de expansão dos negócios, uma necessidade para manter a empresa viva.

Empresas nascem o tempo inteiro e isso não quer dizer que levarão anos para superar as que já estão no mercado. O que influencia no crescimento de uma empresa ou na sua falência, é a capacidade de enxergar inovação onde há dificuldade. Ao falarmos de controle, praticidade e otimização de tempo é impossível que não façamos uma associação à tecnologia.

Hoje em dia, o mundo respira novidade, por todo lugar que passamos, em quase tudo que fazemos, em quase tudo que vivenciamos e, por isso, utilizar as inovações tecnológicas a favor da empresa é uma medida extremamente inteligente. Partindo desta ideia, se você deseja “polir” a logística da sua empresa, deve entender como funciona um sistema ERP para pequenas e médias empresas.

Sistema ERP para pequenas e médias empresas: Qual sua função?

O ERP tem uma infinidade de funções, mas seu objetivo central é gerenciar informações.

Através da administração de informações, posteriormente, os setores de uma empresa podem planejar as ações e otimizar a logística interna. Basicamente, o ERP sincroniza todas as áreas da empresa, facilitando a comunicação, minimizando os erros e permitindo uma organização muito mais efetiva dos processos.

Podemos tomar como exemplo, uma empresa que presta serviços de transporte e pretende expandir suas funções, planejando mais tarde, oferecer também serviços de armazenamento. Num primeiro momento, esta empresa necessita de um sistema que ofereça recursos de ordem de serviço e ficha técnica de produção, onde o colaborador terá acesso a todas as informações pertinentes do cliente e como deve realizar o serviço.

Esta mesma empresa de transportes, que deseja mais tarde oferecer  serviços de armazenagem, tem com o ERP,  a oportunidade de incorporar a funcionalidade de controle de estoque, por exemplo, apenas quando estiver de fato oferecendo o serviço.

A implementação do software não se dá instantaneamente e os benefícios veem após todos os processos estarem bem alinhados. Apesar disso, vale lembrar que mesmo que os benefícios sejam em longo prazo, uma vez consolidados, são definitivos. Normalmente, o processo de instalação de um ERP na empresa compreende alguns passos fundamentais. São eles:

Sincronização de setores

Nesta fase, todas as informações relativas aos setores serão integradas.

Migração de dados

Todos os dados necessários e relativos à empresa serão depositados em um servidor.

Treinamento de colaboradores

Os usuários do sistema serão treinados para conhecer o sistema e, posteriormente, operar todas as ferramentas.

Verificação do Sistema

Ao fim do processo, o sistema deverá ser verificado para correção de erros e para a certificação de que as operações estão ocorrendo de acordo.

Quais são as vantagens de adquirir um sistema ERP?

Integrar um sistema ERP na empresa é garantia de aumento do ROI*. Após um trabalho de adaptação do software à empresa, os primeiros resultados começam a surgir e com um bom aproveitamento das funcionalidades, as vantagens serão crescentes.

Solução Personalizada

O sistema ERP é extremamente importante para pequenas e médias empresas. Por permitir o ajuste continuado de módulos conforme necessidades da empresa, o ERP é uma solução personalizada, que pode ser modelada e para suprir necessidades especificas dos setores e escalável para acompanhar o crescimento dos negócios da empresa.

E, esta é a grande vantagem, poder montar um sistema integrado de gestão empresarial com a “cara” da empresa, com a opção de adicionar ou descontinuar funções.

Redução de erros

Com a implantação de um software integrado, a quantidade de erros internos será muito minimizada, bem como a integração entre os setores. Sincronizando as áreas e suas respectivas informações, estratégias de negócio podem ser criadas, fazendo com que não apenas a logística seja aprimorada, mas também, lucros e ótimos resultados finais sejam obtidos.

Ajuste continuado de funções

A alternativa de adicionar funções conforme necessidade é de extrema importância para pequenas empresas que estão se expandindo. Se o negócio começar oferecendo um determinado pacote de serviços, em dado momento, provavelmente, terá a intenção oferecer mais, necessitando assim, da adição de funções que controlem novos serviços.

Sistemas que são limitados e sem flexibilidade na estrutura, causarão transtornos futuros conforme a logística da empresa for mudando. Utilizar um sistema que não suporte a adição de módulos, em logo prazo, é problemático, custoso e caro.

Com a escolha do ERP para pequenas e médias empresas, o processo logístico será consistente, abrindo espaço para a expansão do negócio.

Redução de Custos

Utilizar o ERP reduz significativamente os custos de várias maneiras. Ao adquirir uma solução integrada, por exemplo, exclui-se a necessidade de ter um sistema para cada setor, onde além de treinamento e manutenção fragmentada, haverá provavelmente, transtornos com comunicação.

Além da redução de custos com aspectos funcionais, o retrabalho diminuirá, agilizando a demanda de trabalho de trabalho e poupando recursos gastos na refação de tarefas.

Praticidade

Com um sistema integrado de gestão empresarial, a comunicação e a disseminação de informações é muito mais eficiente. Desta maneira, se diminui etapas e se otimiza o tempo, que possivelmente seria desperdiçado se houvesse a necessidade de repassar informações  para sistemas diferentes.

Além da praticidade de automatizar as operações internas, utilizando um ERP se dispensa a necessidade de oferecer diversos treinamentos diferentes aos colaboradores, direcionando toda a capacitação a um só sistema.

Benefícios Consolidados

Para implantar uma solução que irá gerir toda a organização de uma empresa, deve-se entender que o processo não ocorrerá instantaneamente. As necessidades da empresa deverão ser bem delineadas para que sejam atendidas corretamente.

Com um sistema ERP para pequenas e médias empresas, o aumento do ROI será garantido e, em longo prazo, com o software consolidado, os benefícios serão definitivos.

*ROI (Retorno sobre Investimento).

Como determinar o sistema ERP ideal?

Antes de procurar o sistema de ERP ideal, as prioridades organizacionais da empresa deverão ser definidas previamente. Para fazer um levantamento das principais carências e aprimoramentos a serem feitos nos setores, os gerentes devem ser consultados.

Se a empresa ainda não contar com uma equipe de gerentes, tudo bem, os funcionários de outras áreas podem ser ouvidos e, principalmente, questionados do porquê das opiniões. O preço também deve ser levado em consideração.

Mas quando falamos em preço, isso não quer dizer necessariamente que se deva priorizar o menor preço, mas sim, que nas comparações, uma linha tênue entre qualidade e valor acessível seja encontrada.

É essencial lembrar que, uma solução barata pode acarretar num problema de enormes proporções no futuro, tanto pela falta de recursos, como pelo mau funcionamento. O sistema operacional, as opções de funcionalidade e o design intuitivo e a flexibilidade são fatores a serem levados em consideração na hora de escolher o sistema ideal.

Em época de crise, investir em um ERP para pequenas e médias empresas qualificado é o detalhe que pode fazer a diferença. Conquistar credibilidade de mercado em tempos onde a maioria dos empreendedores vê dificuldade é muito mais efetivo do que em qualquer outra época. Saiba como utilizar a tecnologia a favor do seu empreendimento, organize sua empresa e obtenha ótimos resultados.

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