Aprenda a como gerenciar o seu tempo (Definitivamente!)

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Ninguém discute que ter tempo é uma das maiores dificuldades atualmente. Mas será que se trata apenas de ter tempo? Ou será que podemos dizer que, a maior dificuldade é o gerenciamento do tempo?

Vejamos do seguinte ângulo: Um dia tem 24 horas. Algumas destas horas, não podemos utilizar para atividades, pois devem ser dedicadas a um sono de qualidade, às refeições tranquilas e a alguns momentos de descontração.

Analisando desta maneira, a ideia de que realmente não há tempo para tudo é reforçada em nosso senso comum. Mas é isso que nós queremos desmistificar. O problema não é não ter tempo e, sim, ter falta de interesse de gerar tempo.

Se você juntar todos os minutos que perde em um dia com pequenas distrações, você ganha horas. Isso não significa que se deve acelerar ao máximo e tornar a vida uma neurose, se trata exatamente do contrário: se você gerenciar bem o seu tempo, não terá mais que correr.

Delegar prioridades, delimitar o tempo e realizar uma tarefa de cada vez, proporciona bem-estar, dá disposição, dinamismo e te faz aproveitar bem mais a vida. Quer saber como fazer isso? Vamos lá.

Utilize a Tríade do Tempo como ferramenta de avaliação

A Tríade do Tempo, criada pelo palestrante e consultor Christian Barbosa, é a ferramenta que vai te ajudar a dar o ponta pé inicial na mudança da sua vida. Todo o processo está detalhado no livro escrito por Christian, intitulado também de “A Tríade do Tempo”.

O método classifica os eventos em importantes, urgentes e circunstanciais, seguindo uma hierarquia de prioridade. Através de um teste, é possível apontar o percentual de tempo que você está dedicando para cada grupo de atividades.

O objetivo é otimizar a gestão do tempo, incentivando as pessoas a direcionarem seu tempo para o que realmente interessa. As tarefas importantes devem estar no topo de tríade, são as prioridades.

As urgentes devem ocupar o segundo patamar de prioridade e, por consequência, as circunstanciais devem ser as menos exploradas. Se você quiser identificar como está gerenciando o seu tempo, faça o teste aqui.

Atividades Importantes

As tarefas importantes são as que trazem resultados a curto, médio e longo prazo. Tem prazo para a execução, mas nunca são urgentes. Quando você prioriza as atividades importantes, reduz a quantidade de atividades urgentes, que surgem geralmente quando você perde o prazo e deixa o tempo de execução se esgotar.

Atividades Urgentes

As atividades urgentes têm duas origens: ou foram recebidas em cima da hora, ou eram tarefas importantes que foram deixadas para depois e, por isso, tiveram o prazo de realização esgotado. São quase sempre realizadas sob pressão, gerando stress e comprometendo o desempenho da execução. As tarefas urgentes podem ser minimizadas se as tarefas importantes forem priorizadas.

Atividades Circunstanciais

Quando você procrastina, fica muito tempo nas redes sociais, passa muito tempo na cama ou sai de casa para se divertir todos os dias, está realizando atividades circunstanciais. Neste caso, podemos definir as atividades circunstanciais como não produtivas ou excessivas, aquelas onde não há resultados em médio e longo prazo. Para que as atividades circunstanciais não ocupem muito tempo, é importante que você reserve um tempo só para elas. Não dar prioridade a estes eventos não significa se privar da diversão e dos prazeres da vida, significa simplesmente que você está focado, que está dando um rumo ao seu tempo e não apenas vivendo como se não houvesse objetivos.

Faça um checklist para o planejamento das tarefas diárias

Após identificar quais atividades devem ser priorizadas e qual a parcela de tempo que você dedica para cada grupo, é hora de fazer uma lista das suas pendências e eventos rotineiros. Nesta lista, você tanto pode – como deve – classificar o que vai fazer primeiro. Para isso, vale utilizar a tecnologia como aliada, instalando aplicativos de lembretes no seu celular e personalizando as suas anotações.

O checklist é também uma importante ferramenta para otimizar o seu tempo de trabalho. Reserve horários, até mesmo, para as atividades circunstanciais, para que não atrapalhem a execução das outras.

Dica Importante: Realize as tarefas menos prazerosas ou difíceis primeiro. Assim, você não ficará alimentando uma impressão negativa e também não correrá o risco de dar o famoso “empurrão com a barriga”.

Agora, para administrar o seu tempo, determine metas

As metas são o que nos impulsionam a atingir nossos objetivos e, sem elas, é praticamente impossível cumprir algo. Mais importante do que saber o que se quer fazer, é saber aonde se quer chegar. As metas são os nossos destinos, que norteiam e indicam os caminhos para a execução de todas as atividades.

Mas, tão importante quanto o cumprimento, é a coerência na definição de uma meta. Jamais se deve reservar um tempo muito curto para desempenhar uma função, ou tentar fazer mais de uma coisa ao mesmo tempo. Isso não ajuda a atingir um objetivo, muito pelo contrário: uma atividade mal executada pode exigir retrabalho, perda de energia e, consequentemente, atraso para se alcançar o destino. Por isso, lembre-se:

Tenha calma

Você não precisa lavar o seu carro rápido para realizar outras atividades. O que importa, neste caso, é se no final do processo o resultado será bom. Caso não seja, você deverá lavar de novo, o trabalho será dobrado e as outras atividades atrasarão. Percebe como se forma uma bola de neve?! Faça tudo com dedicação e no seu tempo.

Tenha foco

A dedicação está de mãos dadas com a paciência. Se você realizar uma tarefa com calma, irá se dedicar muito mais do que se fizer às pressas, deixando metade do processo no caminho.

Encontre uma maneira leve de realizar suas tarefas

Você precisa encontrar prazer em quase todas as tarefas que desempenha no dia a dia. Caso faça tudo por pura obrigação, as situações irão se tornar gradativamente estressantes e, principalmente, desgastantes. As situações de desgaste se tornam insuportáveis em certo momento e podem acarretar no atraso das funções, caso você encare-as sempre como um “peso”.

Por isso, mesmo que seja difícil, procure encontrar uma maneira leve de fazer o que você tem que fazer. Podemos tomar como exemplo, pagar as contas e pegar uma extensa fila de banco, o que não é tão “agradável”. Mas, será que, conversar com as pessoas que estão próximas de você, na mesma situação, não torna a tarefa menos cansativa?!

Troque experiências e se distraia. Você verá como as coisas podem se tornar bem mais fáceis.

Dica Importante: Praticar atividades físicas proporciona bem-estar e pode mudar completamente a sua disposição. Tire a prova!

A manhã é uma parte decisiva do seu dia

Jamais desperdice uma manhã. A primeira parte é decisiva para o desperdício ou aproveitamento do resto do seu dia. Descansar bem durante a noite e acordar cedo no dia seguinte, dá gás para que mantenhamos o mesmo ritmo.

Por isso, procure ser sempre produtivo pela manhã, pois com isso você garante um maior rendimento pelo resto do dia.

Use a tecnologia a seu favor

A tecnologia, se utilizada com sabedoria, pode trazer muitos benefícios no gerenciamento do tempo. Conheça alguns aplicativos que vão te ajudar na administração do seu tempo:

Concentrate

O Concentrate foi desenvolvido para funcionar no sistema operacional iOS, mas também funciona no Windows. A ferramenta funciona como bloqueador de sites e outros aplicativos, que você julgar “dispersores de atenção”.

Você pode determinar quanto tempo passará desempenhando uma tarefa e quais sites são úteis para as suas tarefas. Assim, sempre que você ativar o aplicativo, terá o material que auxilia o seu trabalho aberto automaticamente e o que for considerado empecilho, permanecerá desativado por um período de tempo.

O aplicativo custa U$ 29 e está disponível para ser testado gratuitamente por 60 horas.

Pocket

O Pocket é uma ótima opção para otimizar o tempo de trabalho. Se você estiver trabalhando e se deparar com algum artigo ou vídeo que te interessa, pode salvar na lista de materiais do aplicativo, que além de agrupar tudo o que você já salvou, sincroniza todos os seus dispositivos e possibilita que você leia até off-line.

O aplicativo é grátis para Android, tem interface intuitiva, armazenamento é ilimitado e ainda permite a conexão com outros usuários e a recomendação de materiais.

Instapaper

Disponível para os sistemas operacionais Android e iOS, o Instapaper segue a mesma ideia do Pocket, arquivando materiais e os listando em uma interface intuitiva. A maior diferença é que ele tem armazenamento limitado e custa U$ 2,99 na Play e na App Store.

Mas o Instapaper tem também uma novidade muito interessante: a sincronização com o E-reader da Amazon, o Kindle.

Evernote

O Evernote é um dos aplicativos mais conhecidos da lista e um dos primeiros criados para guardar notas. A ferramenta está disponível para os sistemas operacionais mais utilizados (Windows, iOS e Android).

Nele, você pode gravar notas escritas e em voz, bem como salvar documentos em PDF e Word, fotos e listas de tarefa. Como diferencial dos outros aplicativos do segmento, o Evernote possui uma possibilidade incrível: o reconhecimento de escrita manuscrita ou impressa.

Free Time

O Free Time funciona como gerenciador de tarefas, mas não apenas: o aplicativo analisa todos os seus compromissos e atividades e aponta horários em que você tem tempo livre. Na App Store, está disponível por apenas U$ 0,99.

Sleep Cycle

Assim como o Free Time, o Sleep Cycle funciona como um gerenciador, mas neste caso, do seu sono. O aplicativo analisa quando você dorme, quanto tempo dorme e ativa um despertador nos momentos em que o seu sono está mais leve.

Durante o sono, você passa por vários estágios e o Sleep Cycle calcula o momento mais pertinente de despertar, para que você esteja disposto e pronto para encarar o dia. O aplicativo está disponível somente para dispositivos iOS e requer versão acima de 3.0.

Smartr

O Smartr tem uma função simples, mas muito útil no dia a dia: sincroniza os contatos e as redes sociais de uma mesma pessoa em um só lugar. Assim, caso você deseje replicar mensagens em vários canais, pode utilizar um local que contenha todos os contatos de um mesmo perfil.

Você ainda consegue visualizar, além do perfil, histórico do contato com os seus dispositivos e os contatos em comum,

Com tantas ferramentas a disposição para gerenciar o seu tempo, tudo o que você precisa fazer é escolher as que mais se adequam ao seu dia a dia e começar a otimizar o seu tempo de trabalho. Assim, você aproveita a sua vida e trabalha no que realmente trará resultados. Conte-nos sua experiência!