Entenda o organograma de uma empresa

Dentro de uma organização, é comum não termos certeza sobre com quem devemos nos comunicar, seja para tirar uma dúvida, seja para falar sobre uma atividade. Para manter uma boa organização, é preciso que o organograma de uma empresa seja bem definido em suas operações.

Além disso, a prática permite que os colaboradores tenham uma visão geral de toda a hierarquia de cada setor. Assim, caso seja necessário, saberá quem é o responsável a ser avisado sobre a atividade.

Mas afinal, o que é um organograma? Entenda mais sobre o assunto no artigo abaixo!

O que é um organograma

O organograma empresarial é um diagrama que mostra a estrutura de uma organização e as relações e classificações relativas às suas partes e posições ou empregos.

Ele mostra, graficamente, a relação de um funcionário com outros em uma empresa. Também é usado para mostrar a relação de um departamento ou função exercida em uma organização com outro.

Objetivos de um organograma

Essa representação é muito valiosa na medida em que permite visualizar uma organização completa, por meio de uma imagem, tornando possível a ilustração da relação entre as pessoas dentro dela. Esses relacionamentos podem incluir gerentes, diretores, diretor executivo de vários departamentos e assim por diante.

Vantagens

Ao elaborar um organograma, facilita-se a gestão da empresa. Com ele, é possível especificar os níveis hierárquicos de todos os funcionários, organizando que cargos respondem aos demais, além da estrutura de seus setores, facilitando a comunicação e esclarecendo prováveis dúvidas dos empregados.

Ou seja, o organograma é um grande organizador interno dentro da empresa. A melhor visualização dos cargos ocupados por cada um possibilita que se saiba a quem o colaborador está ligado hierarquicamente, facilitando todos os processos internos da organização.

Desvantagens

O organograma pode trazer desvantagens, se feito de qualquer maneira. A delimitação da função dos empregados é importante, mas pode engessar os colaboradores, impedindo a mobilidade e gerando restrições. Para que isso não aconteça, é preciso estudar bem todos os tipos de organogramas existentes e escolher qual o melhor para sua empresa.

Os tipos de organogramas mais comuns

Para se adequar aos diferentes formatos de empresas, o gestor deve escolher o modelo que mais se adeque a sua estrutura. Veja quais são os exemplos mais comuns!

Organograma vertical

É o organograma clássico e é um dos mais utilizados. Representa claramente a estrutura hierárquica das empresas. Nele, a diretoria se posiciona no nível mais alto, enquanto a parte operacional segue nas linhas de baixo. Por ser mais rígido, é natural que os cargos mais altos tenham maior responsabilidade sobre as atividades de cada setor.

O formato tem como benefício dar maior clareza sobre quem o colaborador deve procurar, caso tenha algum problema ou dificuldade. Além disso, serve de motivação para que ele cresça e possa alcançar novos cargos, conforme ganha experiência dentro da empresa.

O ponto negativo se dá na burocracia que se forma. Assim, mesmo que você precise comunicar diretamente alguém do topo da hierarquia, é preciso avisar, antes, o responsável abaixo dele.

Organograma horizontal

É semelhante ao organograma vertical, porém os cargos são distribuídos lado a lado. Tem como objetivo reduzir a hierarquia e mostrar que todos têm a mesma importância dentro da empresa. Com o foco em empresas com poucos níveis entre funcionários e a diretoria, esse organograma é bastante utilizado em startups.

Esse formato é ideal para dar mais liberdade de comunicação entre os colaboradores, que poderão ter maior participação sobre os projetos. Por outro lado, caso não tenham controle, por não ter um supervisor de alto nível, pode ser que ocorram conflitos internos entre as equipes.

Organograma circular

Com representação mais suave, comparado ao horizontal, o organograma circular é utilizado para mostrar o sistema em grandes empresas. No centro, identifica-se a autoridade máxima e, a partir dela, os outros cargos, de dentro para fora.

Outro ponto a se destacar é a forma com que ela é utilizada em empresas modernas, já que o formato facilita o trabalho em equipe.

Organograma radial

Semelhante ao organograma circular, contudo a hierarquia não é o mais importante. O objetivo é ressaltar a importância do trabalho em grupo para o funcionamento da empresa.

Organograma linear de responsabilidade

Semelhante a uma matriz, o organograma linear faz a relação entre os cargos e a execução das atividades. O formato, bastante compacto, permite que os colaboradores assimilem rapidamente quem são os responsáveis por seus respectivos setores.

Como montar um organograma de uma empresa

Independente do tipo de organograma escolhido, alguns passos são padrão. Todo organograma é montado com retângulos, cada um deles representando e sendo composto pelos cargos da empresa.

Por esse motivo você não deve preencher cada espaço com o nome das pessoas. Mesmo que tenha 10 colaboradores exercendo a mesma função, coloque apenas uma caixa para representar o cargo.

Por ser uma representação gráfica, é preciso entender cada um de seus componentes:

• representação dos cargos: são as caixas identificadas pelos cargos;
• hierarquia: representa, geralmente, o nível de responsabilidade, de cima para baixo;
• divisão horizontal do trabalho: representa funções de mesmo nível hierárquico, bastando posicionar as caixas lado a lado;
• linhas de comunicação: linhas contínuas que ligam os cargos entre si ou entre diferentes áreas da empresa.

Para desenvolvimento do organograma, é preciso seguir alguns passos.

1º passo

Verificar qual formato acima é mais adequado a sua empresa. Quantos funcionários estão presentes? Quantos setores existem em sua companhia?

2º passo

Separar as funções exercidas por cada um dos funcionários.

3º passo

Identificar quem está no comando de cada setor e quem lidera o nível estratégico. Para facilitar o contato, adicione fotos e informações de contato diretamente ao documento. Caso seja necessário consultar, o usuário poderá localizar rapidamente o seu responsável.

4º passo

Oficializar o documento com o setor administrativo e todos os colaboradores. Para facilitar, procure ferramentas que permitam a criação de diagramas baseados em web. Assim, você poderá rapidamente alterar e compartilhar a estrutura entre os seus colaboradores.

5º passo

Mantenha sempre o documento atualizado, afinal, é natural que as empresas cresçam rapidamente e, por consequência, promovem com frequência novos funcionários. Por esse motivo, crie o hábito de atualizar o organograma assim que houver alguma alteração, seja na contratação, seja na efetivação.

Para melhorar a comunicação ou para organizar os diferentes cargos da empresa, o organograma é o instrumento essencial para a organização interna. Primordial para que os funcionários, fornecedores, clientes e parceiros conheçam e entendam como funciona o negócio.

E você, já sabia como deve funcionar o organograma de uma empresa? Compartilhe este artigo nas redes sociais!